Vaincre le blocage psychique

Dans le processus de résolution de problèmes d’affaires, les gestionnaires se heurtent parfois à un mur qu’ils ne peuvent abattre seuls.  Le soutien de leurs pairs peut alors se révéler très précieux. 

par Helen Dyrkacz, CMA

Les gestionnaires font régulièrement face à des questions épineuses et à d’importantes décisions d’affaires. Bien qu’ils soient parvenus au poste qu’ils occupent grâce à leur assurance et à leurs compétences, il est tout naturel qu’ils se heurtent parfois à un mur lorsqu’une situation est compliquée. Un groupe d’apprentissage pratique peut les aider à vaincre ces blocages. 

Prenons Marie, qui a dû faire face à un dilemme majeur. Elle était directrice de projet, chargée de créer un programme de perfectionnement axé sur les compétences à l’intention du personnel financier. Le consultant précédent n’était pas disponible et, après avoir soigneusement sélectionné un collègue, elle a découvert qu’il avait accepté un poste à l’extérieur de l’entreprise. En raison de ces retards, elle a perdu de la crédibilité auprès de son client, qui ne tarderait pas à s’adresser ailleurs. Marie était inquiète, et en avait perdu le sommeil.

Pour résoudre le problème, elle a fait appel à un groupe d’apprentissage pratique. En moins d’une heure, ce groupe l’a aidée à cerner le véritable problème, à explorer les options qui s’offraient à elle et à élaborer un plan. Au cours du processus, en répondant aux questions de son équipe, Marie a eu plusieurs idées qu’elle n’avait jamais envisagées auparavant. Finalement, elle a pu faire appel à une personne de haut calibre pour satisfaire aux besoins de l’organisation. C’est le groupe d’apprentissage pratique, composé de pairs et d’un animateur qualifié, qui l’a aidée à trouver les réponses en elle-même.

Qu’est-ce qu’un groupe d’apprentissage pratique?

Un groupe d’apprentissage pratique est composé de quatre à six gestionnaires et d’un animateur qui se réunissent périodiquement pendant une journée complète sur une période de plusieurs mois. À chaque réunion, tous les gestionnaires disposent du même temps pour faire connaître leurs problèmes au reste du groupe. Leurs présentations durent environ dix minutes; cependant, plutôt que d’offrir les conseils et directives habituels, les membres du groupe posent tour à tour à cette personne, pendant plus d’une heure, des questions telles que : « Qu’as-tu essayé? Quelle est ton idée la plus folle? Si ton budget était illimité, que ferais-tu? Si tu n’avais pas de contraintes de temps, quelle mesure prendrais-tu? Quelle est l’idée qui fait grimper ton taux d’adrénaline? Quelle est l’idée qui t’emballe? Comment pouvons-nous augmenter la production? Comment pouvons-nous réduire l’absentéisme? » Le gestionnaire réfléchit bien aux questions posées et y répond.

Avant la fin de la séance, chacun confie au gestionnaire une question complexe à résoudre. Et ce n’est pas tout. On lui demande aussi quelles mesures il prendra pour réaliser son plan (ainsi qu’un échéancier précis) avant la réunion suivante.

Il s’ensuit une étape de réflexion, au cours de laquelle les gestionnaires se penchent sur l’expérience qu’ils ont vécue, sur ce qu’ils en tirent et sur ce qu’ils ont appris. Puis, les gestionnaires se communiquent leurs expériences entre eux. C’est au cours de ce processus que le gestionnaire ayant un problème à résoudre fait part des idées qu’il a eues, et que les autres lui fournissent leur opinion. Si nous revenons à Marie, celle-ci a appris qu’elle avait fait tout ce qu’elle pouvait, et qu’elle avait besoin de l’appui de ses supérieurs pour faire démarrer son projet. D’autres gestionnaires ont reconnu l’importance du soutien continu, du mentorat et d’un accompagnement constants auprès de leurs employés.

Ce groupe se rencontre de quatre à six semaines plus tard, et chacun de ses membres rend compte des mesures qu’il avait prévu prendre. Ils discuteront de difficultés particulières ou feront part d’un nouveau problème, en suivant le même processus.

Pour que le processus fonctionne

Il est essentiel que tous les membres du groupe s’engagent à l’égard du processus et qu’ils le prennent en charge. Chaque membre présente ses propres idées et son propre plan d’action. Par conséquent, tous doivent se sentir concernés.

Une foule de notes sont prises par l’animateur et les membres sur toutes les discussions et sur les mesures à prendre qui en résultent. On peut consulter ces notes en tout temps pendant les réunions. L’adage selon lequel « ce qui est mesuré est fait » est très pertinent ici. Chaque membre du groupe doit réagir au plan d’action, rendre compte de faits nouveaux et surmonter les autres embûches qui surgissent. 

Au cours de ce processus, le soutien du groupe et la collaboration sont essentiels. Il en ressort d’excellentes idées et des occasions de tisser des liens avec les autres. Chacun apporte un scénario à la réunion, et tous s’entraident. Les questions des divers collègues suscitent des idées et des solutions inédites. Et chaque problème comporte son lot de nouvelles solutions potentielles, dont tous les gestionnaires profiteront. Le fait de travailler en équipe crée des occasions d’accompagnement et de mentorat informelles. 

Bien sûr, tous doivent disposer du même temps. Les extravertis ont tendance à prendre toute la place et à se concentrer sur leurs propres besoins et désirs. Puisque tous disposent du même temps, tous en tirent parti. Grâce aux questions, chacun dispose de chances égales d’exprimer ses préoccupations.

La réussite de ce groupe repose sur l’engagement de ses membres et sur les mesures qu’ils prennent. Rappelez-vous les principes qui suivent :

• La vérité peut blesser. Les membres doivent pouvoir discuter ouvertement de ce qui a fonctionné, mais tout autant de ce qui n’a pas fonctionné. Ce n’est que par les essais successifs que tous peuvent apprendre les uns des autres. 
• Ouverture. Essayez de nouvelles stratégies et soyez ouverts d’esprit lorsque vous résolvez des problèmes complexes. 
• Confiance. Les membres doivent pouvoir se fier aux idées et aux opinions de chacun.
• Humilité. Il est facile de reconnaître le succès, mais il faut aussi admettre l’échec et demander de l’aide.
• Écoute active. Il est très important que chacun des gestionnaires soit entendu et sache que les autres comprennent bien son scénario.
• Assiduité. Chaque gestionnaire doit assister régulièrement aux réunions et s’y être préparé.
• Absence de jugements moraux. Les gestionnaires ne se penchent que sur les problèmes à l’étude et ne jugent pas le rendement des autres ou les mesures qu’ils ont prises.
• Humour. C’est une excellente façon de réduire le stress! N’hésitez pas à y recourir lorsque le contexte s’y prête.

Comment débuter

D’abord, trouvez un parrain pour le groupe, quelqu’un qui se fera l’ardent promoteur de l’exercice. Puis, trouvez un animateur qualifié pour le processus. Sélectionnez de quatre à six gestionnaires intéressés à apprendre, ouverts aux idées nouvelles et qui aiment tirer des leçons de scénarios complexes. Informez tous ceux qui ont un intérêt particulier sur le processus et ses rouages. Préparez une journée d’introduction, au cours de laquelle les membres du groupe feront connaissance, apprendront quel est le processus, et se familiariseront avec leurs rôles et responsabilités, de même qu’avec les objectifs du groupe. Incitez tous les membres à s’entraîner à poser des questions ouvertes bien formulées. Assurez-vous d’obtenir l’engagement de chaque membre du groupe pour un certain nombre de séances.

Au bout de six ou huit mois, les gestionnaires auront élaboré leurs propres normes et processus de groupe. Ils seront alors indépendants et pourront travailler ensemble sans animateur.

Certains cadres supérieurs ont développé des liens entre eux dans le cadre de ce processus et se rencontrent tous les mois depuis plus de dix ans. D’autres font deux heures de route pour assister à leur réunion mensuelle, et d’autres encore continuent à y participer même à la retraite.

C’est grâce aux questions ouvertes, au partage d’information fait en toute confiance, à la réflexion et à un solide plan d’action que ce processus peut porter fruit.

Helen Dyrkacz, CMA, (hdyrkacz@shaw.ca) est conférencière, formatrice, animatrice et co-auteur.

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