Cap sur le changement stratégique

Dorothy Rice, CMA, FCMA, défend ardemment la valeur des techniques de gestion stratégique, de la conception à la livraison. Par son apport, elle a changé la façon dont Ultra Electronics Maritime Systems fait des affaires.

par Robert Colman

Au cours des vingt dernières années, un certain nombre de concepts de gestion stratégique se sont imposés dans le milieu des affaires, mais il est rare de trouver une entreprise qui réussisse avec efficacité et vision à les mettre en œuvre à tous les échelons d’une organisation. Les défis sont nombreux et variés : rallier la haute direction à ces concepts, assurer leur mise en application par les cadres et le personnel, maintenir les efforts pour assurer leur intégration adéquate dans les activités de l’entreprise.

Dorothy Rice, CMA, FCMA, fait partie de cette rare catégorie de leaders stratégiques capables d’amener un changement et d’en démontrer la valeur pour tous les éléments d’une organisation. À titre de vice-présidente des finances et de l’administration chez Ultra Electronics Maritime Systems (UEMS), elle a parrainé divers programmes qui ont permis à son organisation d’accroître son efficience et sa valeur.

Des produits fabriqués en Nouvelle-Écosse

Située à Dartmouth, en Nouvelle-Écosse, UEMS est un chef de file international dans la conception, le développement et la production de systèmes de capteurs électroniques, électromécaniques et hydroacoustiques de pointe destinés à des applications militaires. Fondée à la fin des années 1940, l’entreprise était autrefois connue sous le nom de Hermes Electronics. En 1995, elle a été achetée par Ultra Electronics Holdings plc, une société du Royaume-Uni qui se spécialise dans les créneaux de l’électronique aérospatiale et de l’électronique de défense à l’échelle mondiale.

« Ultra s’est intéressée à nous lorsque nous avons étendu nos activités sur la scène internationale, affirme Dorothy Rice. Pendant de nombreuses années, nous étions surtout présents sur les marchés canadien et américain, mais au cours des années 1980, nous avons commencé à vendre nos produits à l’étranger, en France, au Royaume-Uni, au Japon et dans plusieurs autres pays. Au début, nous étions un fournisseur pour Ultra. »

Fait important à noter, UEMS est restée largement indépendante de sa société mère au cours des dix dernières années.  « Nous exerçons la majeure partie de nos activités comme si nous étions une entreprise autonome, explique Dorothy Rice. Tous nos produits sont mis au point et développés en Nouvelle-Écosse, de la conception jusqu’à l’expédition et à la facturation. » À l’heure actuelle, l’organisation compte environ 180 employés, dont vingt cadres.

Un soutien national

Le parcours professionnel de Dorothy Rice au sein d’UEMS a débuté en 1982, quand elle a été embauchée par Hermes à titre de comptable de coûts de revient. « Je suis moi-même étonnée d’être ici depuis si longtemps, mais les possibilités d’avancement ont toujours été nombreuses et mes idées ont été très bien accueillies par la direction », note-t-elle.

À l’époque où Hermes a été vendue à Ultra, Dorothy Rice était directrice des finances et de l’administration. Avec le président d’UEMS, elle a mené le processus qui a conduit à la vente de Hermes à Ultra.

« J’ai rédigé un prospectus et je l’ai présenté à Ultra par l’intermédiaire de Devtek (l’ancienne société mère), précise-t-elle. J’ai aussi établi le bilan initial de la nouvelle entreprise. Il s’agissait d’une première acquisition nord-américaine pour Ultra, alors nous en étions tous au stade de l’apprentissage. » En raison du rôle qu’elle a joué dans cette opération, on a aussi demandé à Dorothy Rice de participer à l’évaluation puis à l’acquisition d’une société américaine en 1998 et d’une entreprise montréalaise en 2002.

Ultra a été introduite à la Bourse de Londres en 1996. Toutes les exigences canadiennes — juridiques et financières — relatives à cette inscription ont été gérées par Dorothy Rice. Elle est membre du conseil d’administration d’Ultra Electronics Canada Defense Inc. et, à titre de secrétaire générale, elle doit s’assurer que toutes les exigences canadiennes en matière de droit fiscal et commercial sont respectées.

L’esprit d’équipe

L’appui de la haute direction a permis à Dorothy Rice d’instaurer des programmes novateurs chez UEMS. Par exemple, elle a dirigé l’élaboration, la mise en place et l’application de la première stratégie en TI structurée de la branche canadienne d’Ultra. Cette initiative incluait un système de planification des ressources (ERP) qui intégrait l’exploitation, les matériaux et les finances. 

Elle avait aussi la responsabilité de guider la direction dans un processus d’examen de la structure de coûts qui a permis à l’entreprise d’accroître sa part du marché mondial.

Plus récemment, elle a lancé un nouveau programme de « rationalisation des activités de bureau ». 

« Nous avions adopté des mesures de rationalisation dans les activités de fabrication et nous avions noté les avantages importants associés à l’adoption d’une approche axée sur le travail d’équipe pour la construction de nos produits, indique-t-elle. Nous avons décidé de tirer profit de cette expérience en étendant cette stratégie au personnel de bureau et en l’appliquant aux activités de manutention et de rationalisation des achats. Nous avons mis en place un processus de lecture des codes à barres de même qu’un système de commande plus efficace et plus rapide, et nous avons amélioré le respect des délais d’expédition. Pour la gestion des programmes et le travail de conception, nous avons aussi créé de nombreux procédés normalisés afin de simplifier les opérations et mis en branle de nouveaux processus de soumission pour les projets. »

Depuis un an et même plus, l’entreprise a réalisé des économies grâce à ces programmes. « J’estime qu’il est possible de mettre en application de nombreuses théories de la gestion dans la plupart des environnements, souligne Dorothy Rice. Elles favorisent un meilleur travail d’équipe tout en donnant lieu à des économies. »

La mise en œuvre du tableau de bord équilibré

Dorothy Rice a procédé à un autre changement majeur il y a cinq ans en adoptant le tableau de bord équilibré et en l’étendant à l’ensemble de l’organisation. 

« En 2001, je suis devenue animatrice dans le Programme de leadership stratégique (PLS) de CMA Canada, et à la lumière des lectures que j’ai faites pour m’acquitter de cette tâche, je me suis rendu compte que le tableau de bord équilibré était l’outil dont notre organisation avait besoin, se rappelle-t-elle. Peu de temps après, nos gestionnaires ont reçu une formation et cette méthode a rapidement été appliquée aux différents secteurs de l’entreprise.

« Nous sommes tous très enthousiasmés par le tableau de bord équilibré, poursuit-elle. Nous l’avons implanté à tous les niveaux afin que les objectifs des employés de bureau soient reliés aux initiatives stratégiques du tableau de bord équilibré, de sorte que cet outil de gestion est vraiment utilisé. Nous déterminons des points prioritaires en fonction du tableau de bord équilibré et ces points constituent l’ordre du jour de nos réunions de gestion mensuelles. »

Dorothy Rice a pu constater que le tableau de bord équilibré favorisait une harmonisation et une ouverture dans la stratégie de communications de l’organisation.

« Je tiens une réunion générale tous les mois pour présenter les résultats du tableau de bord équilibré à l’ensemble du personnel, précise-t-elle. Au début, nous nous rencontrions seulement tous les trimestres, mais je voulais donner plus d’importance à cette initiative. Avant la création de ce lieu d’échanges, nous nous contentions de dire à la fin de l’année : “nous avons fait de l’argent” ou “nous n’avons pas fait d’argent”. Le tableau de bord équilibré permet à chacun de nous de se sentir plus intimement lié aux résultats et à la marche générale de l’entreprise. »

UEMS a mis en œuvre un certain nombre d’initiatives d’amélioration, notamment des programmes de gestion de la qualité totale (GQT) et de certification ISO 9001. Dorothy Rice a joué un rôle de premier plan dans ces efforts et elle a pu en voir les résultats en termes de rentabilité et de rendement.

Dorothy Rice agit aussi à titre de mentore au sein des dix-huit sociétés sœurs d’Ultra, en raison surtout de sa connaissance des systèmes de coût de revient standard. Elle a contribué à la mise en place de systèmes de coût de revient standard dans d’autres entreprises d’Ultra.

De nouvelles avenues

Les perspectives de croissance pour UEMS et Dorothy Rice n’enregistrent aucun déclin, même aujourd’hui. En ce moment, l’entreprise lance une nouvelle gamme de produits liés à la sécurité nationale — gestion intégrée des urgences, amélioration de la connaissance du domaine maritime et systèmes et services de sécurité des infrastructures portuaires et frontalières.

« Ces activités sont davantage axées sur le service, explique Dorothy Rice. Elles apporteront un changement dans nos relations avec nos clients et elles nous amèneront de nouveaux clients. Récemment, nous avons engagé un processus d’évaluation tous azimuts pour déterminer quels changements apporter pour intégrer ces nouvelles activités. »

Cette nouvelle gamme de services sera mise en œuvre au cours des cinq prochaines années. En raison de la nature même de ce secteur d’activité, l’entreprise n’utilisera plus de système de coût de revient standard.

Outre ces changements, Dorothy Rice joue désormais un rôle plus actif dans les programmes de RH. Bien qu’elle ait déjà participé à des négociations avec les syndicats auparavant, les changements apportés augmentent sa tâche dans ce domaine.

Malgré tout, elle trouve encore le temps de donner un coup de main au sein d’un conseil de parents et de demeurer active comme membre de la Chambre de commerce de Halifax, au sein de l’association des Manufacturiers et exportateurs du Canada et à titre d’animatrice dans le PLS. Mariée, elle a une fille et elle vit à l’extérieur de Dartmouth dans une maison avec vue sur l’océan. Elle a aussi servi de mentore pour de jeunes candidats au titre de CMA. Elle a été nommée fellow de la Société (FCMA) en 2005.

Robert Colman est rédacteur en chef de CMA Management.

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