Second regard sur l’achat en ligne

La technologie de l’approvisionnement électronique est-elle suffisamment évoluée pour répondre à vos besoins? Êtes-vous prêt à l’utiliser? Prenez en compte son incidence possible sur votre rentabilité

par David Crouch

Depuis environ cinq ans, on nous promet que les entreprises pourront rationaliser le traitement des commandes, accroître leurs contacts avec la clientèle et pénétrer de nouveaux marchés grâce aux logiciels de commerce électronique, et à leurs proches parents que sont les places de marché électroniques et les applications d’approvisionnement en ligne. Pour certaines entreprises, le commerce électronique, c’est-à-dire la vente en ligne, s’est avéré un précieux complément à leurs circuits de vente, tandis que pour d’autres, le coût et les enjeux organisationnels de la démarche ont annulé ses avantages potentiels. (Aux yeux de bon nombre de lecteurs, et plus particulièrement ceux qui ont beaucoup investi dans les sociétés de cybercommerce ou de logiciels, une telle affirmation peut sembler bien timide. Je tiens pourtant à les rassurer : étant moi-même détenteur d’actions cotées en cents, ce n’était qu’un bel effort de détachement professionnel.)

Les places de marché électroniques, lieux par excellence où étaient censés converger les intérêts de l’acheteur et du fournisseur dans un contexte efficient et économique, se sont finalement révélées trop complexes pour les acheteurs et entraient directement en conflit avec les intérêts des fournisseurs. Vu l’absence de places de marché efficaces et de normes réelles régissant la communication électronique avec les fournisseurs — tout au plus l’EDI —, doit-on conclure que l’approvisionnement électronique n’est qu’une autre de ces bonnes idées qui attend son heure? Après la dégringolade des point-com, ces technologies et leurs descendants ont-ils encore un avenir au sein des entreprises plus traditionnelles? Le présent article vise à répondre à ces questions et à quelques autres.

Revenir à ce qui fonctionne bien

En période économique difficile, nous avons souvent le réflexe de prendre du recul par rapport à nos affaires et de nous assurer d’avoir honnêtement évalué les forces, les faiblesses et le potentiel de croissance de notre entreprise. Nous tentons de voir au-delà des périodes de croissance euphorique et de juger nos options avec prudence, peu importe si nous appartenons à un secteur peu touché ou à une industrie en plein marasme. Dans bon nombre d’entreprises, on limite les dépenses non essentielles, on se tourne vers les fournisseurs susceptibles d’offrir des économies et on analyse les méthodes internes afin de réduire le coût des procédés. On cherche donc des façons d’améliorer la rentabilité sans nuire au service et à la qualité, ni faire de gros investissements, ni consacrer des efforts considérables à la vente et au marketing.

Or, les coûts inhérents à la technologie des affaires électroniques, que ce soit les logiciels ou les services, ont chuté considérablement au cours des deux dernières années, sans compter que la plupart des erreurs de mise en œuvre possibles ont déjà été commises. Par conséquent, si vous estimez que votre entreprise pourrait profiter de la vente et du service à la clientèle en ligne, c’est le moment idéal de vous y lancer.

L’approvisionnement électronique et les places de marché électroniques

La vente en ligne est devenue populaire, mais les modèles d’affaires ne se prêtent pas tous à ce volet du commerce électronique. Par contre, pour la plupart des entreprises comptant au moins quelques centaines d’employés, l’approvisionnement électronique (ou en ligne) représente une avenue intéressante.

Au cours des dernières années, on a assisté à l’émergence de deux modèles d’achat en ligne, soit les places de marché électroniques et l’approvisionnement direct en ligne. Ces deux termes sont souvent confondus, mais ils ne désignent pas la même chose.

L’approvisionnement en ligne consiste en l’automatisation des processus internes et externes qui ont trait à l’achat de biens et services. De son côté, la place de marché électronique regroupe un ensemble d’acheteurs et de vendeurs au sein d’une place virtuelle. Pour créer ces marchés, le promoteur d’une place de marché électronique fournit aux acheteurs un logiciel qui leur donne accès aux fonctions de base de l’approvisionnement en ligne. Les acheteurs sont alors libres d’utiliser ce logiciel exclusif ou de se connecter depuis leur propre système d’approvisionnement électronique fonctionnant en langage XML.

Du point de vue de l’acheteur, les places de marché électroniques ont l’avantage de lui donner accès aux biens et services des vendeurs participants par l’entremise d’un seul système intégré. Mais elles comportent aussi des inconvénients. En effet, à cause des faibles possibilités de personnalisation du système en fonction des besoins de l’entreprise, celle-ci ne peut pas profiter du plein potentiel de l’automatisation. Par ailleurs, l’acheteur ne peut pas déterminer quels sont les fournisseurs qui participent à la place de marché, ce qui peut poser des difficultés s’il veut faire affaire directement avec d’autres fournisseurs importants. En outre, le dispositif prélève des frais de gestion et de transaction, ce qui ajoute aux coûts d’achat.

À mesure que se raffine ce mode d’achat, les places de marché électroniques deviennent une importante source d’informations pour la plupart des entreprises, et les stratégies d’approvisionnement en ligne efficaces doivent comprendre une analyse des places de marché électroniques les plus appropriées actuellement et à l’avenir. De nos jours, le succès de toute stratégie d’approvisionnement en ligne repose cependant sur la capacité de profiter pleinement des avantages immédiats et à moyen terme de l’automatisation des processus, qui peuvent s’avérer considérables. En effet, en gérant leurs propres applications de vente et d’achat, les organisations peuvent communiquer avec un grand nombre d’acheteurs et de vendeurs, selon une méthode bien adaptée à leurs relations d’affaires.

L’approvisionnement électronique ERO

L’approvisionnement électronique porte généralement sur deux grandes catégories de dépenses : les dépenses affectées à la production et les dépenses hors production ou ERO (entretien, réparation et opérations). Depuis la fin des années 60, les fabricants ont réussi à réduire de plus en plus les coûts de la chaîne d’approvisionnement. À ce chapitre, les chefs de file ont été la construction automobile, la fabrication de semi-conducteurs et d’autres secteurs hautement concurrentiels. Certes, la technologie d’approvisionnement par Internet pourra avoir une incidence très positive sur les dépenses affectées à la production, mais seulement au terme d’un long processus coûteux, soit à mesure que les anciens systèmes seront mis à niveau ou remplacés et que de nouvelles normes seront adoptées au sein de l’industrie.

Par contre, l’approvisionnement électronique ERO englobe la plupart des achats de biens et services hors production destinés à faciliter les opérations courantes d’une organisation. De plus, il s’adapte à n’importe quel type d’organisation de quelque secteur que ce soit, ainsi qu’à une vaste gamme de produits et services, dont les fournitures de bureau, les pièces de rechange, les produits d’entretien, les contrats d’entretien, la maintenance des parcs de véhicules, les outils, etc. Pour évaluer la pertinence d’un système d’approvisionnement électronique ERO, une organisation doit analyser son aptitude à accroître le rendement sur deux plans :

1. augmenter l’efficience du processus d’achat et réduire les coûts internes;

2. fournir aux services des achats et des finances plus de renseignements et plus de temps, leur permettant ainsi de mieux contrôler les dépenses et de négocier de meilleurs prix auprès des fournisseurs.

Évidemment, c’est le premier volet qui aura le plus d’incidence à court terme; il devrait donc servir de critère principal pour déterminer le rendement du capital investi.

Une application d’approvisionnement électronique permet de rationaliser le processus des achats et, grâce à ce type de logiciel, le service des achats peut alléger les étapes suivantes :

-   trouver des fournisseurs et des produits approuvés;

-   émettre des demandes d’achat;

-   obtenir les approbations requises;

-   passer les commandes auprès des fournisseurs;

-   confirmer la réception des marchandises;

-   les acheminer au demandeur;

-   régler les factures.

Cette application permet aussi d’accroître la capacité de l’organisation à gérer les acheteurs et les responsables des approbations; à définir les dépenses au niveau des différents services; à gérer les budgets et les achats courants et à réduire les dépenses indésirables; à produire des rapports qui facilitent l’analyse des dépenses; à fournir une meilleure information et à exercer un meilleur contrôle et à obtenir des données exactes pour l’établissement de budgets et autres fonctions au sein de l’entreprise.

Des avantages attestés

D’après une étude que nous avons menée, dans la plupart des organisations nord-américaines qui comptent plus de 500 employés et sont dotées d’un système d’achats ERO décentralisé, les coûts internes s’établissent en moyenne entre 75 $ et 200 $ par transaction. Bien entendu, il y a une relation directe entre le nombre de centres de coûts ou d’établissements et le coût d’une transaction. Pour calculer cette moyenne, nous avons additionné les frais indirects fixes du service des achats et le coût inhérent au temps consacré par les employés à trouver des fournisseurs et des produits, à émettre des demandes d’achat, à faire approuver celles-ci, à émettre des bons de commande, à passer les commandes, à recevoir et à distribuer les marchandises reçues et à rapprocher les factures et les budgets.

Voici quelques chiffres tirés de diverses études menées par Aberdeen Group :

• Dans le milieu industriel, le coût moyen par transaction ERO est de 107 $ US, tandis qu’il n’est que de 35 $ US lorsqu’on utilise un système d’approvisionnement électronique ERO, ce qui représente une économie de 72 %.
• En moyenne, 25 % des achats ERO sont des achats hors contrat qui entraînent des coûts d’achat dépassant de 20 % les prix prévus au contrat. L’approvisionnement électronique entraîne une réduction moyenne de 51 % des dépenses hors contrat.
• On note dans le milieu industriel une réduction moyenne de 5 % à 10 % des prix payés pour les marchandises, principalement grâce au plus grand respect des clauses contractuelles.
• La réduction moyenne du temps consacré à la production d’une demande d’achat ERO est de l’ordre de 70 % à 80 %.
• Il est possible, de façon ponctuelle, de réduire les stocks de 25 % à 50 % en faisant correspondre les besoins avec la demande en cours et à venir.
• En moyenne, les coûts de possession des stocks représentent de 20 % à 45 % de la valeur totale des stocks. Une diminution des stocks se traduit par une réduction des coûts de possession.

Selon les résultats d’un sondage mené de façon informelle l’été dernier auprès de fabricants canadiens, moins de 10 % ont implanté un système complet d’approvisionnement électronique ERO et moins de 20 % projettent concrètement de mettre en place un tel système au cours des 12 mois à venir. Comment expliquer une telle réticence à adopter des technologies et des pratiques pouvant avoir une incidence immédiate et mesurable sur la rentabilité?

Diverses raisons peuvent expliquer une telle situation. Tout d’abord, les investissements des entreprises en technologie, et plus particulièrement dans tout ce qui porte l’étiquette « électronique », sont en perte de vitesse depuis le dégonflement de la bulle boursière. Ensuite, les organisations sont souvent conscientes des avantages de ces outils, mais n’ont pas le sentiment qu’il est urgent d’agir. En effet, la plupart des directeurs financiers estiment que les dépenses ERO ne constituent tout au plus qu’un enjeu secondaire, et que les systèmes déjà en place fonctionnent encore bien. Enfin, voulant promouvoir le modèle de place de marché, les entreprises de la « nouvelle économie » ont eu tendance, souvent par excès d’ambition, à détourner l’approvisionnement en ligne de sa fonction première. Au lieu de faire ressortir ses avantages sur le plan des procédures internes, elles ont plutôt essayé de s’interposer dans les rapports entre acheteurs et fournisseurs et de modifier le mode d’interaction des entreprises. Cette démarche pourrait peut-être réussir à long terme, mais à court terme, elle a nui à l’image de technologies capables de procurer des avantages pratiques et immédiats à de nombreuses entreprises.

Si vous considérez qu’il y a place pour des réductions de coûts et une amélioration du processus d’approvisionnement au sein de votre entreprise, les années 2003 et 2004 seront tout indiquées pour songer à l’approvisionnement en ligne. Si le réseau Internet peut améliorer, rationaliser ou accroître votre interaction avec la clientèle, il est opportun de commencer à miser sur ce potentiel. Bon nombre d’entreprises de génie et de services en informatique ont acquis un bon bagage d’expérience et disposent de technologies établies qui leur permettent de mettre en œuvre les solutions rapidement et efficacement. Si vous attendiez l’avènement d’un marché d’acheteurs, c’est le moment.

David Crouch (dcrouch@thinkgrey.com) est consultant principal chez Grey Matter Solutions.