Contrôle des coûts

Pendant que les sociétés s’efforcent d’améliorer leurs pratiques en matière de conformité, les directeurs financiers doivent réduire les coûts dans d’autres secteurs. Pourquoi ne pas commencer par les communications?

par Stephen W. Massel, CMA, CA

Les questions de conformité et de gouvernance d’entreprise créent de nouvelles exigences pour le directeur financier. Ce dernier doit en effet fournir à la direction une information qui lui permette de prendre des décisions éclairées afin de réduire les risques, définir les orientations stratégiques et effectuer des prévisions exactes — tout en faisant appliquer les contrôles, en améliorant la transparence et en observant les nouvelles normes comptables.

On ne s’étonnera pas d’apprendre que la complexité accrue des nouveaux contrôles en matière de conformité entraîne une augmentation des coûts pour la plupart des entreprises. Par exemple, les sociétés dont le chiffre d’affaires s’élève à un milliard de dollars engagent, en moyenne, des frais supplémentaires de un million de dollars par année uniquement pour assurer le respect de la loi Sarbanes-Oxley. Et cette somme touche directement le bénéfice avant intérêts, impôts et amortissement. Se pose alors la question suivante : dans quels secteurs est-il possible de réaliser les économies nécessaires pour compenser ces coûts supplémentaires?

Réduction des coûts et réalisation d’économies

Le directeur financier doit limiter rigoureusement les dépenses, quelle que soit la conjoncture économique; c’est son rôle. Au fil des ans, on a réussi à freiner les frais directs, notamment grâce aux systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement, aux systèmes de gestion intégrée (ERP) et aux autres processus qui ont permis d’accroître l’efficience et de réduire les coûts — processus que nous tenons maintenant pour acquis.

Malheureusement, nous n’avons pas obtenu le même succès du côté des frais indirects. Cela s’explique par le fait que les frais indirects sont moins importants que les frais directs, qu’ils sont évidemment difficiles à cerner, à classer et à contrôler, et que nous ne disposons pas de la technologie ni du personnel nécessaire pour résoudre le problème.

Pourtant, il est tout aussi important de réduire les frais indirects que de trouver de nouvelles sources de revenus. Le défi consiste à repérer les frais indirects qui peuvent être gérés efficacement à l’heure actuelle. Ainsi, le coût des communications fait partie de ces coûts qui devraient être plus faciles à gérer aujourd’hui que par le passé.

Le coût des communications est probablement un domaine que de nombreux directeurs financiers sont portés à oublier. Le marché des télécommunications est concurrentiel et complexe et, pour cette raison, la plupart des directeurs financiers ne connaissent pas le marché ou n’ont pas eu l’occasion d’apprendre à gérer efficacement le coût des communications. À peine 2 % des directeurs financiers gèrent efficacement ce coût et environ de 7 % à 12 % des frais des services de communications sont facturés à tort.

Le moment est propice à un changement à cet égard, pour diverses raisons. En premier lieu, les appels interurbains, les cartes d’appel, les conférences tenues par téléphone et par l’entremise du Web, les réseaux de données et plus particulièrement le recours à peu près illimité aux communications sans fil font tous monter le coût des communications. Les coûts augmentent rapidement, bien que les tarifs diminuent, parce que l’utilisation des divers moyens de communications ne cesse de croître. En fait, la baisse des tarifs laisse croire que les coûts diminuent alors que si l’on examine l’ensemble des dépenses, on constate qu’ils augmentent de façon inquiétante.

En deuxième lieu, la technologie offre de nouvelles possibilités. Les entreprises de télécommunications transmettent souvent leurs factures sous forme électronique et il est désormais possible d’en effectuer, de façon automatisée, le rapprochement, le contrôle de la conformité, la comparaison et la vérification.

En troisième lieu, il existe pour la gestion de ces coûts diverses solutions susceptibles d’alléger la tâche des responsables des affaires financières internes, des achats et des comptes fournisseurs.

La gestion du coût des télécommunications peut s’avérer rentable en moins d’une année et, dans de nombreux cas, dès le premier trimestre.

En outre, une gestion efficace des télécommunications portera fruit également à plus long terme. Si vous avez une meilleure connaissance de vos dépenses de communications et de vos besoins véritables, vous serez davantage en mesure de négocier les contrats futurs.

Regrouper, examiner et analyser

On trouve rarement dans les entreprises une personne ou même un groupe de personnes responsables de la gestion financière du matériel des communications. Quand les gestionnaires de l’informatique considèrent que le coût des télécommunications ne les concerne pas, quand les responsables des communications jugent que la gestion des frais relatifs à l’informatique n’est pas de leur ressort et quand tous considèrent qu’ils ne sont pas responsables de la gestion des frais associés aux communications sans fil, c’est sur votre bureau que le dossier échoue. Pour que le problème soit résolu, il faut que vous-même, le directeur financier, vous y attaquiez.

La gestion du matériel de communications s’effectue de la même façon que tout autre contrôle des dépenses. Vous devez regrouper, surveiller et analyser les frais, puis appliquer les contrôles nécessaires. Pour ce faire, vous aurez recours à la technologie et à la gestion des processus.

Il faut donc regrouper les factures des fournisseurs, tâche simplifiée par la transmission électronique des factures au moyen d’un réseau d’échange de données informatisées ou de CD-ROM.

Les factures sont entrées automatiquement dans le système de gestion des frais de communications et leur exactitude est vérifiée. Elles sont ensuite analysées en regard des tarifs et de l’utilisation, puis justifiées par rapport au matériel physique, de même que des installations logiques (circuits, lignes, services loués, etc.) du système de communications. Par exemple, le système s’assure que les lignes débranchées ne sont plus facturées. Avant l’existence des services automatisés de gestion des frais de télécommunications, il aurait fallu de nombreuses personnes et un temps considérable pour accomplir cette tâche.

Il existe quelques solutions pour une gestion plus efficace des frais de communications.

Logiciels : Pour certaines entreprises qui comptent des analystes des frais de communications, ou pour le petit bureau qui possède du personnel qui peut superviser le processus d’analyse, le logiciel est une solution intéressante. Il existe des outils standards qui permettent d’effectuer une analyse plus efficace des données relatives aux communications.

Location de services : La location de services consiste pour une entreprise à recourir à une société de services qui effectue les tâches nécessaires et qui produit des rapports que le personnel utilise pour mieux analyser et gérer les coûts.

Impartition de services : Une entreprise peut aussi confier en externe une partie des fonctions de gestion du coût des communications, y compris le règlement des différends. L’impartiteur reçoit les factures, effectue les rapprochements et soumet les factures au système d’entreprise de l’organisation aux fins de l’approbation et du paiement.

Le moment est venu de songer à mieux contrôler les frais indirects, et les communications constituent un bon point de départ. Dans un contexte de plus en plus axé sur les communications, l’organisation doit optimiser ses systèmes.

Stephen W. Massel, CMA, CA (stephen.massel@avotus.com) est directeur financier chez Avotus Corporation à Mississauga, Ontario.

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