L’utilisation de logiciels dans la gestion des actifs

Dans leurs démarches en vue de se conformer à la Loi 198 et à la loi Sarbanes-Oxley, les entreprises ont inscrit la gestion des biens au sommet de leur liste de priorités. Du point de vue informatique, réaliser un tel objectif comporte une étonnante diversité de tâches, surtout si ces biens génèrent une part substantielle des revenus.

par Jacob Stoller

Lorsque la gestion des biens devient une priorité, la réaction première consiste souvent à acheter un progiciel conçu à cette fin. Le marché regorge de produits, dont on vante la conformité à la loi Sarbanes-Oxley, la compatibilité à tout ce qui constitue votre environnement et la gamme complète des fonctions de gestion des actifs. Bon nombre de ces progiciels peuvent être téléchargés par Internet pour un essai gratuit.

En règle générale, ceux qui s’intéressent à ces produits sont des informaticiens; ils considèrent le problème de la gestion des biens sous l’angle des TI, de sorte que les entreprises se retrouvent souvent propriétaires d’un progiciel autonome de gestion du parc informatique.

On peut comprendre pourquoi. Les éléments d’actif des TI sont quasi universels et les entreprises dans pratiquement tous les secteurs de l’économie en possèdent. De plus, la gestion du parc informatique est un domaine où les progiciels autonomes fonctionnent bien, étant donné que ces actifs sont réseautés et qu’il est donc relativement facile d’établir leur emplacement et leur état de façon automatique. En outre, les projets de gestion d’actifs des TI peuvent se rentabiliser rapidement, grâce au suivi efficace de l’utilisation des logiciels et des contrats de licence.

Toutefois, dans le cas d’une entreprise qui doit gérer une quantité considérable d’actifs non liés aux TI, les choses se compliquent un peu. Tout d’abord, il y a le problème de la collecte des données. En effet, s’il est impossible d’obtenir l’information sur les biens de façon automatisée, il faut prévoir d’autres moyens de le faire. Même s’il s’agit d’un bien aussi simple qu’une pièce de mobilier, la collecte peut s’avérer une tâche lourde. « Il faut revenir à la case départ », explique Brad Dempsey, président d’Open Solutions Inc., entreprise de logiciels basée à Newmarket. « Qui m’a vendu le bien que j’ai acheté? Combien l’ai-je payé? Quand l’ai-je reçu? Puis-je en retracer le connaissement? Et ainsi de suite, jusqu’à ce que le bien soit liquidé ou mis au rebut, sans compter que je devrai aussi déterminer la façon de le sortir du bilan. »

Des actifs efficaces

Le meilleur moyen de vouer à l’échec un projet de gestion des biens est certainement de recourir à une foule d’opérations de saisie manuelle de données. Par conséquent, la règle élémentaire consiste à s’assurer que les interventions manuelles ne se dédoublent pas. Selon Brad Dempsey : « Si je dois de toute façon émettre un bon de commande et payer l’achat, il faudrait bien que ce document me permette d’assurer le suivi de l’actif en question et m’aide à en retracer l’emplacement, car j’ai déjà fait le travail, j’ai déjà saisi les données. Il faut donc que l’information se propage dans le système. »

Les éléments d’actif importants ont tendance à avoir une incidence sur bien des aspects de l’entreprise. En plus de les utiliser, on les offre en location, on les transporte, on les conduit, on les répare ou on les remet à neuf. Leur état peut constituer un facteur non négligeable dans une analyse de rentabilité, une offre publique d’achat ou une poursuite en justice. Le système de gestion des actifs doit rendre compte de toutes ces interactions. Il va sans dire que cette tâche peut aller bien au-delà des capacités d’un progiciel autonome.

Comme l’explique Brad Dempsey : « Par exemple, si j’examine mes états financiers par division ou par succursale, je veux aussi pouvoir établir quels sont les actifs de chaque groupe et quels sont leurs taux de rendement respectifs, afin de les comparer dans l’ensemble de l’entreprise. Si je constate que l’une des succursales utilise beaucoup plus efficacement ses éléments d’actif, je voudrai savoir pourquoi. »

Le contrôle par bons de commande

Lorsque les actifs produisent une part substantielle des revenus d’une entreprise, comme dans les secteurs de la fabrication, des services publics, du transport ou de la gestion immobilière, les outils de gestion des actifs sont essentiels à la réussite. Il va sans dire que la plupart de ces entreprises sont dotées d’une importante infrastructure logicielle pour assurer la gestion de leurs actifs. Par contre, on verra peu de progiciels de gestion des actifs dans un tel contexte, car le suivi des biens de l’entreprise s’effectue surtout au moyen d’un système informatisé de gestion de l’entretien (SIGE ou CMMS en anglais pour Computerized Maintenance Management Systems).

Dans ce cas-ci, le changement de terminologie s’explique par le fait que l’entretien constitue le principal facteur de coût. « Les deux termes, soit entretien et gestion des biens — si on les considère tous deux comme des noms — sont équivalents », explique David Berger, consultant à l’emploi de Western Management Consultants de Toronto et spécialiste de la gestion de la performance en milieu industriel.

Selon lui, il existe quatre types originaux de SIGE. « L’un des plus populaires sert à la gestion des outils de production, c’est-à-dire le matériel et l’outillage, explique-t-il. Il s’agit évidemment d’une entreprise manufacturière et tout le matériel de production est classé dans cette catégorie. » En l’occurrence, le logiciel permet de gérer l’entretien préventif et de documenter les réparations et les pièces remplacées, tout en assurant le suivi de l’utilisation globale et de l’état des éléments d’actif.

Le SIGE note toutes les interventions sur un bien de l’entreprise au cours du cycle de vie de ce dernier. « La fonction de base est le contrôle par bons de commande, affirme David Berger en citant un exemple familier. Quand vous entrez dans un atelier Midas, les préposés remplissent un bon de commande qui est associé à un élément d’actif. Puis ce document est acheminé à l’ordonnancement, où l’on ajuste le carnet des travaux à effectuer à l’horaire d’exécution des travaux. »

La fusion des spécialités

L’un des principaux éléments de la gestion des outils de production est l’ampleur des pertes causées par une interruption de service. Selon David Berger, cet aspect est souvent négligé par les gestionnaires des biens de l’entreprise. « Si vous avez un piètre dossier en matière d’entretien et que surviennent des problèmes de sécurité ou de déversements dans l’environnement, les conséquences sont multiples. Dans une usine de fabrication, la conséquence la plus grave est la perte de production. Et ses effets sont considérables. La perte peut être dix fois plus élevée que le coût réel de l’entretien, et le SIGE en fera état. »

La gestion des immeubles constitue la deuxième grande catégorie de fonctions assurées par les SIGE. « Ces fonctions s’adressent aux gestionnaires des immeubles qui abritent les bureaux, explique David Berger. Tout travail effectué en relation avec le bureau comportera des actifs liés aux locaux. »

La gestion des immeubles ne se résume pas à remplacer des ampoules ou à repeindre des cadres de fenêtres. Lorsque les choses tournent mal, on consulte souvent les SIGE et, tout comme dans le cas des outils de production, les conséquences peuvent devenir un problème de taille. « Vous souvenez-vous de cette entreprise victime de l’écrasement d’un ascenseur? lance David Berger. Quelqu’un a dû fouiller après coup les dossiers d’entretien. On a dû se demander ce qui s’était produit exactement : quelles mesures d’entretien préventif avait-on prises? Quelles situations d’urgence avait-on enregistrées auparavant? Quel est l’historique du matériel défectueux? Qui a fait quoi et à quel moment? Quel genre de formation les préposés à l’entretien avaient-ils reçu, quel était leur niveau de compétence? Toutes ces questions seront soulevées, et le SIGE consigne toutes ces données. »

Les deux dernières catégories d’un SIGE classique, comme l’explique David Berger, sont la gestion du parc de véhicules — « les grues, les camions, tout ce qui est motorisé et se déplace sur roues » — et celle des infrastructures ou des biens linéaires — « les routes, les ponts, les pipelines, tous ces éléments qui semblent se prolonger indéfiniment, mais qu’il faut décomposer en éléments d’actif pour pouvoir y faire référence. »

Même si dans bien des milieux, il subsiste encore des progiciels isolés englobant les quatre grandes catégories, la tendance à la centralisation et la technologie logicielle moderne s’orientent vers un regroupement de toutes ces fonctions. Certains fabricants utilisent désormais un nouveau terme, soit gestion des actifs d’entreprise (EAM pour enterprise asset management). « La spécialisation est de moins en moins présente, explique David Berger, car les fournisseurs de logiciels recherchent de nouveaux marchés et ils proposent un produit renfermant les quatre catégories de fonctionnalités. Par conséquent, on n’a plus besoin de rechercher un progiciel distinct pour la gestion du parc de véhicules, ni pour la maintenance des outils de production ou des immeubles. Tout cela se retrouve dans un seul produit, et c’est ce que font tous les fournisseurs de logiciels. »

La plupart des entreprises qui tirent une bonne part de leurs revenus de leurs actifs ne sont habituellement pas en mesure de concevoir et d’implanter elles-mêmes un système de gestion des actifs. Comme c’est souvent le cas dans les projets de TI, l’essentiel de la gestion des actifs consistera probablement à regrouper les données existantes dans un même système. En règle générale, cette démarche s’effectue dans le cadre d’initiatives plus globales de gestion de l’information.

Jacob Stoller (jacob@stollerstrategies.com) est un auteur et chercheur indépendant, établi à Toronto.

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