Mettre au point un programme de mentorat efficace

Les programmes de mentorat contribuent à la fidélisation du personnel et facilitent l’intégration des nouveaux employés. Toute organisation en tirera parti, pourvu qu’elle adopte la bonne approche.

par Marcus Miller

À l’heure où les entreprises font des pieds et des mains pour recruter des employés et les garder à leur service, le mentorat n’est plus un luxe. Le programme de mentorat n’a pas besoin d’être complexe pour apporter une valeur réelle au nouvel employé, au mentor et à l’entreprise.

Le mentor a pour rôle de former et de conseiller les nouveaux employés. En aidant ceux-ci à partir du bon pied, en leur montrant les rudiments du métier, il favorise leur intégration. Fort d’un tel soutien, le nouvel employé a davantage confiance en lui-même et risque moins de faire un faux pas. Le mentor peut aider son protégé à combler certaines lacunes, lui transmettre un savoir spécialisé et lui offrir une tribune permettant des échanges avec l’organisation.

Le mentor joue un rôle spécial dans l’entreprise. En échange de son apport, il est reconnu pour son leadership à la fois par le nouvel employé et par l’employeur, ce qui devrait se traduire par une satisfaction accrue au travail. Il peut aussi perfectionner ses propres compétences techniques et tirer parti des nouvelles idées qui lui sont présentées. Dans l’ensemble, tout le monde y gagne.

Pour l’employeur, le mentorat permet au nouvel employé de découvrir l’organisation plus rapidement. En cherchant à établir des liens entre les gens, le programme favorise la loyauté du personnel puisque les voies de communication s’ouvrent et que chacun veille au bien-être d’autrui. De plus, l’employeur protège son investissement dans le nouvel employé, car le programme contribue directement à le fidéliser.

Il faut y mettre du temps, mais pas beaucoup

Pour lancer et gérer un bon programme de mentorat, il faut d’abord obtenir l’appui enthousiaste du chef de la direction, sans quoi le programme sera perçu comme un processus superficiel et ne sera probablement pas pris au sérieux. S’il est bien planifié, le programme améliorera la culture organisationnelle, mais s’il est mal conçu, il créera peut-être plus de problèmes qu’il n’en résoudra.

Un programme de mentorat réussi ne sort pas de nulle part. De préférence, il doit s’appuyer sur la participation bénévole, mais les gens hésitent souvent à se porter volontaires. On recommande donc de dresser une liste de mentors potentiels en demandant d’abord au personnel d’en nommer, puis aux bénévoles d’en nommer d’autres à leur tour. Il faut se constituer un important bassin de mentors potentiels afin de bien apparier les profils. La qualité du jumelage est primordiale, et l’on doit se donner la peine de voir dans quelle mesure le mentor peut apporter un complément à la personnalité, à l’expérience professionnelle et au perfectionnement du nouvel employé.

L’ABC de la formation

La formation fait partie intégrante du programme de mentorat. En s’employant à former les mentors, on définit clairement leurs fonctions et les attentes à leur égard. La formation peut comprendre les techniques d’entrevue, d’écoute et d’interrogation, le coaching, la rétroaction, l’établissement des objectifs, la gestion des conflits et la négociation.

La formation du protégé garantit une compréhension commune du programme. Il s’agit de donner une rétroaction et d’établir des objectifs clairs. En investissant dans la formation, les deux parties peuvent prendre la relation en charge et l’orienter.

Les éléments de la formation seront fonction de la qualification du protégé, des besoins de l’organisation et des compétences nécessaires au succès. On considère l’encouragement et le soutien comme des éléments incontournables. L’encouragement consiste à reconnaître les qualités du protégé, à les verbaliser dans le contexte du travail, puis à mettre au point des activités en vue de développer ou de perfectionner ces qualités. Dans le même esprit, le soutien — des idées ou de la relation — consiste à montrer au protégé que l’on s’intéresse sincèrement à lui. Le bon mentor attendra que son protégé lui pose une question avant de le conseiller, et le bon protégé ne deviendra pas trop dépendant des conseils.

Stratégies de mise en œuvre

Les discussions sont essentielles et devraient porter sur l’apprentissage et les moyens d’améliorer la performance. Veillez à ce que les séances de rétroaction se déroulent sur le mode d’un dialogue où le protégé a la possibilité de formuler ses idées sur les questions examinées. Donnez-lui tout d’abord une rétroaction positive sur les tâches dont il s’est bien acquitté, puis enchaînez avec les aspects à améliorer. Pour conclure, parlez-lui d’une autre tâche où il s’est montré à la hauteur.

Le programme de mentorat peut s’intégrer au processus d’orientation du nouvel employé. Non seulement on prépare le nouvel employé à son poste, mais on lui inspire aussi le goût de la réussite et un sentiment de fierté à l’égard de l’entreprise. L’intégration permet à l’organisation de regrouper en un seul programme l’établissement des objectifs, les paramètres et le perfectionnement du nouvel employé, et elle contribue ensuite à mesurer les progrès réalisés aux jalons importants des 30, 90 et 180 jours.

Un bon conseil : il faut éviter de tracer une frontière trop stricte entre les aspects officiels et non officiels du programme. Les principaux avantages du mentorat découlent des séances en tête à tête; un surcroît de rapports et de bureaucratie pourrait faire échouer le programme. Cependant, il importe d’instaurer un processus structuré au sein duquel on dressera des rapports clairs et concis des rencontres en indiquant les dates. Il faut également consigner les progrès accomplis pour avoir sous la main une idée des objectifs à atteindre pour la prochaine période d’évaluation. Les rencontres doivent avoir lieu régulièrement et durer au moins une heure. La fréquence des rencontres pourra changer en cours de route, mais on recommande une rencontre par mois. Pendant l’orientation du nouvel employé et la préparation d’un employé promu à un nouveau poste, des rencontres aux deux semaines sont plus utiles.

Personnalisez le programme en fonction des caractéristiques de l’entreprise et des nouveaux employés. On pourrait faire participer le mentor aux évaluations du rendement et aux discussions annuelles de planification de carrière.

Les femmes, les minorités et le plafond de verre

Dans certains cas, les entreprises investissent dans des programmes de mentorat pour fidéliser et perfectionner les femmes ou les membres de minorités dont le rendement est supérieur. Une telle initiative permet de bâtir une organisation solide et diversifiée. Lorsqu’on examine les couches actuelles de cadres intermédiaires dans les organisations, on constate que le nombre de femmes et de membres de minorités n’a jamais été si élevé. Ces groupes jadis sous-représentés jouent un rôle important au sein de l’organisation, mais leur absence dans les postes de direction — le fameux plafond de verre — demeure frappante.

Le mentorat auprès des cadres supérieurs a été l’approche classique de préparation des employés prometteurs aux postes de direction. Pourtant, cette approche informelle n’a pas systématiquement contribué à la diversité des profils. Dans l’espoir de changer les choses et d’exploiter de nouvelles ressources diversifiées, les organisations font désormais appel à un programme de mentorat structuré qui vise à donner à tous les employés l’occasion de se faire valoir et de se perfectionner. Votre entreprise voudra peut-être considérer un tel programme.

Favoriser les contacts entre employés

Les contacts sont l’une des principales raisons pour lesquelles les gens restent au service de l’entreprise, et le programme de mentorat vise essentiellement à rapprocher les gens. Dans un monde du travail en perpétuel changement, les travailleurs du savoir doivent échanger avec d’autres pour accomplir leurs tâches. Les gens cherchent des personnes capables de les écouter avec une oreille critique et de leur donner une rétroaction franche. En ce sens, le programme de mentorat élimine les barrières et permet aux employés de s’exprimer librement et de se poser les questions cruciales qui touchent leur travail au quotidien.

En guise de conclusion, il faut reconnaître qu’aucun programme de mentorat n’est parfait car, comme tout autre programme organisationnel, il dépend du facteur humain et est donc sujet à l’erreur. Pour évaluer le succès d’un programme, il faudra mesurer l’apprentissage de tous les intéressés et l’amélioration à long terme du rendement des employés, du perfectionnement des compétences et de la fidélisation du personnel.

Marcus Miller est président de LEAPJob (Marcus.Miller@LEAPJob.com), entreprise spécialisée dans le recrutement, la fidélisation et le perfectionnement des ressources humaines.

 Le mentorat efficace en cinq étapes

1.     Sélection des mentors potentiels

Dressez une liste de mentors potentiels en demandant d’abord au personnel d’en nommer, puis aux volontaires d’en nommer d’autres à leur tour. Il faut se constituer un important bassin de mentors potentiels afin de bien apparier les profils.

2.     Formation des mentors et des protégés

La formation fait partie intégrante du programme de mentorat. En se donnant la peine de former les mentors, on définit clairement leurs fonctions et les attentes à leur égard.

3.     Réunions et dialogues

Veillez à ce que les séances de rétroaction se déroulent sur le mode d’un dialogue où le protégé a lui aussi la possibilité de formuler ses idées et ses opinions. Donnez-lui tout d’abord une rétroaction positive sur les tâches dont il s’est bien acquitté, puis enchaînez avec les aspects à améliorer. Pour conclure, parlez-lui d’une tâche où il s’est montré à la hauteur.

4.     Souplesse

Trop de bureaucratie peut faire échouer le programme. Néanmoins, il faut se donner la peine d’établir les objectifs et les attentes pour la prochaine séance de mentorat et s’assurer de tenir régulièrement des rencontres en tête à tête, qui sont les plus profitables.

5.     Personnalisation

Il n’y a pas d’approche universelle à la structure d’un programme de mentorat. Le mieux, c’est de trouver la structure qui convient à votre entreprise.

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